Сканирование документов: 9 шагов

2024 Автор: John Day | [email protected]. Последнее изменение: 2024-01-30 11:49

Факсы ушли в прошлое! Сканеры документов теперь позволяют нам преобразовывать физический бумажный документ в электронный бумажный документ, который затем можно отправить по электронной почте получателю быстрее, чем когда-либо. Это чрезвычайно важно в рабочей среде, потому что документы всегда рассылаются в информационных целях или, в моем профессиональном случае, направляются на подпись старшим руководителям в моей команде для утверждения различных документов, которые мне нужны для моей работы. Это также очень полезно для сотрудников, которые работают удаленно или работают из дома и которым необходимо отправлять любые документы коллегам, которые находятся в других местах. Надеюсь, вам понравится эта инструкция.

К концу этого руководства вы сможете сканировать документы, что может быть очень полезно в вашем рабочем разделе.

ОТКАЗ ОТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ

ВНИМАНИЕ! Сканеры документов используют электричество - будьте осторожны при подключении к розетке, убедитесь, что из электрического шнура не выходят оголенные провода, чтобы избежать поражения электрическим током.

ПРИМЕЧАНИЕ. Это руководство предназначено специально для HP DeskJet 2640, однако те же действия могут применяться к другим сканерам документов.

Запасы

Ниже приводится список материалов, которые вам понадобятся:

- Сканер документов (в данном руководстве используется HP DeskJet 2640)

- Настенная розетка / удлинитель

- Документ для сканирования

- Wi-Fi Интернет

- Компьютер, подключенный к сканеру документов

- Приложение HP Smart на компьютере

Шаг 1. Подключите сканер документов к удлинителю

Если возможно, подключите сканер документов напрямую к удлинителю или к сетевой розетке. Это придаст машине мощность и способность работать.

Шаг 2. Включите сканер документов

Включите сканер документов с помощью кнопки питания, расположенной в верхней левой части сканера.

ПРИМЕЧАНИЕ. На некоторых различных принтерах / сканерах кнопки питания могут располагаться по-разному, поэтому обратитесь к руководству пользователя, если вы не можете их найти.

Шаг 3. Откройте сканер документов

Открыв верхнюю часть сканера, вы сможете разместить документ на стекле сканера.

ПРИМЕЧАНИЕ. Не прикасайтесь к стеклу кончиками пальцев, чтобы масло не попало на стекло сканера, что может помешать его работе.

Шаг 4. Поместите документ на стекло

Поместите документ, который нужно отсканировать, на стекло сканера лицевой стороной вниз. Убедитесь, что верхняя часть бумаги находится справа на стекле сканера, как показано на рисунке, где он помечен как «Верх».

ПРИМЕЧАНИЕ. Этот сканер не поддерживает двустороннее сканирование, однако сканер, который вы можете использовать, может поддерживать это, что может быть полезно, если у вас есть много документов для сканирования.

Шаг 5. Закройте сканер документов

Закрытие сканера поверх документа позволяет сканеру четко сканировать изображение в компьютер. Если бы он не был закрыт, было бы слишком много внешнего света, который повлиял бы на качество отсканированного изображения.

Шаг 6. Откройте приложение HP Smart для сканирования

На компьютере, который подключен к сканеру, откройте приложение «HP Smart». Когда приложение открыто, нажмите кнопку сканирования.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы потратите слишком много времени на выполнение этого шага, сканер имеет тенденцию отключаться в целях экономии энергии. В этом случае повторите шаг 2, затем вернитесь к шагу 6, чтобы продолжить операцию сканирования.

Шаг 7: Нажмите кнопку «Сканировать»

Когда вы перейдете на этот экран, нажмите кнопку «Сканировать» в нижней правой части экрана приложения. Обратитесь к рисунку, если не знаете, какую кнопку следует нажимать.

ПРИМЕЧАНИЕ. Вы можете изменить настройки на этом экране перед нажатием кнопки «сканировать» в зависимости от того, какой размер документа вы сканируете и как вы хотите, чтобы документ выглядел после сканирования.

Шаг 8: Сохраните отсканированный документ на компьютер

После сканирования документ появится в приложении HP Smart. После этого вы сможете сохранить этот документ в формате.pdf или.jpg, в зависимости от того, что вы решите. Вы также можете переименовать документ и сохранить его на жестком диске вашего компьютера.

С этого момента вы можете отправить документ по электронной почте или просто сохранить его на жестком диске вашего компьютера для ведения учета.

Шаг 9: Видео о том, как сканировать документы

Здесь показано видео, которое я создал, чтобы показать все шаги в простом одноминутном видео, чтобы помочь прояснить, что делается на шагах, перечисленных выше.

Спасибо, и я надеюсь, что вам понравилось это руководство и вы узнали кое-что о сканировании документов!

-Бен