Как загрузить и переименовать документы в библиотеке Office 365 SharePoint: 8 шагов

2024 Автор: John Day | [email protected]. Последнее изменение: 2024-01-30 11:53

В этом руководстве вы узнаете, как отправлять и переименовывать документы в библиотеке Office 365 SharePoint. Это руководство создано специально для моего места работы, но его можно легко передать другим предприятиям для всех, кто использует библиотеки SharePoint.

Необходимые материалы:

• Компьютер, ноутбук или планшет.
• Программное обеспечение SharePoint.
• Выгрузка и редактирование разрешений в библиотеке SharePoint.

Отказ от ответственности: никаких мер предосторожности не требуется.

Шаг 1. Выбор библиотеки

В рамках нашей исследовательской рабочей группы важно определить, в какой библиотеке должен храниться документ. Если это отчет аналитика из банка или документы публичной компании, такие как; Документы SEC, пресс-релизы или стенограммы должны храниться в документах Wall Street Research и Public Company. Если это статья из журнала, медицинского журнала или интернет-изданий, таких как; Wall Street Journal, New York Times, Американская ассоциация больниц или Американская жилищная ассоциация пожилых людей, его следует хранить в библиотеке Publications. Вы можете найти библиотеки, перечисленные на левой боковой панели домашней страницы исследовательской рабочей группы. После того, как вы определили правильную библиотеку, вам нужно щелкнуть библиотеку, чтобы открыть ее.

Шаг 2: Быстрая загрузка документов в библиотеку публикаций

* Если вы загружаете документы в Библиотеку документов Wall Street Research и Public Company Documents Library, пропустите этот шаг и обратитесь к шагу 3.

Для библиотеки публикаций откройте библиотеку, щелкнув ссылку «Публикации» на боковой панели на первом этапе. Оттуда выберите документы, которые вы хотите загрузить, и перетащите их в библиотеку. Чтобы убедиться, что вы загружаете документ (ы) в правильное место, когда вы перетаскиваете документ (ы) в рабочую группу, ваш экран должен появиться, как показано на скриншоте выше. Библиотека должна быть неактивна, и вы должны увидеть изображение значка для документа (ов) (Word, PDF или PowerPoint) с копией слова на экране.

Как только это будет показано, вы можете перетащить документ (ы) в библиотеку и перейти к шагу 5.

Шаг 3. Выбор внутренней библиотеки для загрузки документов Wall Street Research и Public Company

* Если вы загружаете только документы в библиотеку публикаций, пропустите этот шаг и перейдите к шагу 5.

Для библиотеки Wall Street Research и Public Company Documents этот процесс немного сложнее. Вам нужно будет найти внутреннюю библиотеку с указанием года выпуска документа (ов).

Выберите библиотеку, как показано на первом шаге. Затем вам нужно будет нажать на многоточие рядом с последними статьями и выпусками. Появится список опций. Вам нужно будет выбрать все наборы документов. Это откроет еще один список опций. Из этого списка вариантов выберите соответствующий год для документа. На скриншоте выше мы использовали 2017 год.

Шаг 4. Перетаскивание документов в Библиотеку документов Wall Street Research и Public Company

Как показано на шаге 2, для библиотеки публикаций вам нужно будет перетащить документ (ы) в соответствующую библиотеку. В данном случае это будет библиотека на 2017 год. Чтобы убедиться, что вы загружаете документ (ы) в правильное место, когда вы перетаскиваете документ (ы) в рабочую группу, ваш экран должен появиться, как показано на скриншоте выше. Библиотека должна быть неактивна, и вы должны увидеть изображение значка для документа (ов) (Word, PDF или PowerPoint), но на этот раз со словом «переместить» на экране.

Как только это будет показано, вы можете перетащить документ (ы) в библиотеку и перейти к шагу 5.

Шаг 5: Выбор быстрого редактирования для переименования документов

Есть два способа переименовать документы в библиотеке SharePoint. В этом случае мы будем использовать версию Quick Edit. Чтобы найти опцию «Быстрое редактирование», вам нужно будет нажать «Библиотека» на ленте вверху страницы, а затем нажать «Быстрое редактирование». После того, как вы нажали «Быстрое редактирование», библиотека будет напоминать электронную таблицу Excel, как показано на скриншоте выше.

Заполните информацию в выделенных разделах, показанных на скриншоте выше. Разделы, которые необходимо заполнить, различаются в зависимости от того, какую библиотеку вы обновляете. После того, как вы заполнили необходимую информацию, не забудьте нажать на слово СТОП над столбцами, чтобы остановить процесс быстрого редактирования.

Публикации

• Издатель *
• Имя (Название документа)
• Дата публикации (ММ / ДД / ГГГГ)
• Тип отчета*
• Тема сообщения *

Документы Wall Street Research и публичных компаний

• Имя (Название документа)
• Издатели *
• Тикер * (биржевой тикер, не всегда)
• Дата публикации * (ММ / ДД / ГГГГ)
• Тип отчета*
• Тема сообщения *
• Основной автор *

Обратите внимание, что звездочки, отмеченные в приведенных выше списках, относятся к метаданным. Для разделов, отмеченных звездочками, доступны метаданные. Вам нужно будет только начать вводить слово, и ваш выбор будет заполнен автоматически. Вы не сможете добавлять свои слова в этот раздел. Если нужно что-то добавить, обратитесь к тому, у кого есть доступ к хранилищу терминов данных.

Шаг 6: Проверка конечного продукта

После того, как вы переименовали документ (ы) и заполнили все применимые разделы, вам нужно будет зарегистрировать документ (ы), чтобы другие могли его просмотреть. Если вы посмотрите на документ, вы заметите, что значок, показывающий, является ли это документом PDF, Word или PowerPoing, показывает зеленую стрелку. Это означает, что вы единственный, кто может просматривать документ в данный момент. После того, как вы отметите его, другие смогут просматривать документ.

Сначала вам нужно будет выбрать документ (ы), щелкнув рядом с документом, как показано на скриншоте выше. Это поставит галочку рядом с документом (документами). Как только эта галочка будет рядом с документом (-ами), вам нужно будет снова перейти на ленту вверху страницы и нажать «Файлы». Оттуда вы нажмете «Check In». Это позволит зарегистрировать документ (ы), чтобы другие могли просмотреть окончательный отредактированный документ (ы). Появится белое поле с вопросом, хотите ли вы сохранить чек после регистрации документа. Просто нажмите ОК, чтобы завершить процесс.

Шаг 7. Конечный продукт - Библиотека публикаций

Это видео покажет вам все этапы загрузки и переименования документов в версии Office 365 SharePoint для библиотеки публикаций.

Шаг 8: Конечный продукт - Библиотека документов Wall Street Research и публичных компаний

Это видео покажет вам все этапы загрузки и переименования документов в версии SharePoint для Office 365 для библиотеки Wall Street Research и Public Company Documents.